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Les archives communales
Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date et leur forme, produits ou reçus par la Commune et conservés à des fins administratives et culturelles.
Les Communes sont propriétaires de leurs archives et doivent en assurer la gestion, le tri, le classement et la conservation sous le contrôle des Archives Départementales.
Les Communes rurales non pourvues d'archiviste qualifié suivent un cadre de classement simplifié basé sur une sélection thématique des documents (Arrêté du 31-12-1926).
Sauf dérogation préfectorale, donnée après avis du Directeur des Archives Départementales, sont obligatoirement déposés aux archives du département les documents de l'Etat Civil ayant plus de 150 ans, les registres cadastraux de plus de 30 ans et tout autre document de plus de 100 ans.
Elles restent la propriété de la Commune qui dispose d'un inventaire précis des documents déposés.
Communicabilité - Consultation
L'accès aux archives publiques est un droit pour tout citoyen, quelle que soit sa nationalité.
La Commune est donc tenue de répondre aux demandes en respectant rigoureusement les délais de communication des documents.
Certains documents (délibérations, budgets, liste électorale, permis de construire.) sont communicables immédiatement à toute personne.
Pour ceux qui ne le sont pas au moment de la demande, une dérogation peut être sollicitée ; il convient dans ce cas d'adresser le demandeur aux archives départementales.
Tout service communal a accès aux archives qu'il a produites et à celles-là seulement ; le maire et les conseillers municipaux sont soumis aux mêmes règles que tous les citoyens.
En ce qui concerne l'état civil, très fréquemment consulté notamment par les généalogistes, il n'est pas communicable en deçà de 100 ans, que sous forme d'extraits.
La communication des documents doit avoir lieu sur place, dans le local communal, le prêt étant strictement interdit, et sous la surveillance d'un agent municipal ; dans la mesure du possible, une salle est prévue à cet effet, les archives ne devant pas être en accès direct.
La reproduction des documents est une obligation pour la commune, si elle possède un outil de reproduction et dans la mesure ou cette opération ne nuit pas à la conservation des documents ; la reproduction est effectuée aux frais du demandeur.
La photocopie des registres reliés est interdite, pour une meilleure conservation des documents et des reliures, sauf lorsque la demande est dûment motivée; la réalisation de microfilms pour l'état civil et le cadastre permet d'éviter la communication des originaux et donc de les sauvegarder.
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